Usar conexiones de la base de datos para imprimir etiquetas a partir de datos de Excel

Usar conexiones de la base de datos para imprimir etiquetas a partir de datos de Excel

BY: TRAVIS WAYNE / DATE: 10/08/2020 / TOPICS: LABEL DESIGN

Si usa una hoja de cálculo de Excel u otra base de datos (como Access, SQL o un sistema ERP completo) para gestionar su datos de empresa y de producto, ¡hay una manera fácil de eliminar los procesos manuales de su proceso de impresión de etiquetas! La mayoría de los puntos críticos en los procesos de etiquetado cortan de raíz tener demasiadas posibilidades para el error humano y una falta de automatización. Usar sus hojas de cálculo Excel existentes en su proceso de impresión de etiquetas puede ayudarle a ahorrar tiempo, dinero y maximizar su eficiencia.

Lo que necesita saber sobre las impresión de etiquetas desde Excel usando conexiones de la base de datos:

Los procesos manuales son malos. Los procesos manuales de impresión de etiquetas sin conexiones con la base de datos son parecidos a esto:

1. Abrir hoja de Excel.
2. Abrir el software de diseño de etiquetas
3. Cambiar entre las dos vistas para los números de pedido y cantidades, abriendo otro archivo de etiquetas para usarlo de referencia o completar la información manualmente.
4. Cruzar los dedos y esperar que todo se haya introducido correctamente.
5. Prepárese para tirar las etiquetas con errores.
6. Corregir las etiquetas y volver a imprimir. ¡Hacer las cosas por segunda vez es molesto! ¿O es la tercera vez?
7. $%&!

Un proceso manual no es eficiente y es propenso a cometer errores. Cuantos más campo de datos hay que llenar manualmente, más posibilidades hay de cometer errores. Si comete un error, tiene que volver atrás manualmente y arreglarlo, o peor aún, no se da cuenta hasta más tarde después de que ya se ha producido un daño sustancial. Esto puede desperdiciar tiempo, recursos y dinero. Este proceso también puede ser ineficiente cuando se lanza un producto nuevo y tiene que crear una etiqueta nueva. En lugar de empezar de cero, puede introducir la información del producto nuevo en su hoja de cálculo de Excel y automáticamente formará parte de su sistema de impresión de etiquetas. Se trata de gestión de datos en lugar de gestión de etiquetas.

¿Qué son las conexiones de la base de datos?

Las conexiones de base de datos son una función en el software de diseño de etiquetas de TEKLYNX que permite que las plantillas de etiquetas extraigan datos variables desde una base de datos existente. Las hojas de cálculo de Excel pueden considerarse una base de datos sencilla, y a medida que las empresas crecen y se hacen más complejas, podrían pasar a un software de base de datos completo como Access. Las conexiones de base de datos le permiten seleccionar un elemento de datos clave (como el número de pieza o el número de pedido), y el resto de los datos se colocan automáticamente en la etiqueta. En lugar de mantener cientos de archivos de etiquetas independientes, crean varias plantillas de etiquetas que utilizan las hojas de cálculo de Excel para imprimir datos variables.

Aquí hay un ejemplo de uso de las conexiones de base de datos para Imprimir datos variables en las etiquetas de información nutricional.

Cómo imprimir etiquetas desde Excel usando el software de diseño de etiquetas de TEKLYNX:

1. Abrir el software de diseño de etiquetas.
2. Hacer clic en Fuentes de datos y luego hacer clic en Crear/Editar consulta.
3. Seleccionar Excel y nombrar su base de datos.
4. Buscar y adjuntar su archivo de base de datos.
5. Guarde su consulta para que se pueda volver a usar en el futuro.
6. Seleccione los campos necesarios (columnas).
7. 😊

¡Eso es! Una vez hecha esta conexión, puede usar esta consulta guardada en otras plantillas de etiquetas si necesita usar la misma información en otro lugar.

Caso práctico

The Real Good Life es un servicio local de comida a domicilio en Milwaukee, Wisconsin. Desde 2016, han estado sirviendo comida a domicilio nutritiva, deliciosa y con una buena relación calidad-precio en el área metropolitana de Milwaukee. Cuando la empresa empezó a crecer más, se encontraron con obstáculos debido a su proceso de etiquetado actual. Su proceso de etiquetado manual y escrito a mano requería tiempo y creaba costosos errores de etiquetado. El equipo de The Real Good Life estaba buscando una solución de impresión de etiquetas interna que podría eliminar los procesos manuales e imprimir las etiquetas de su comida y entregas con precisión desde su hoja de cálculo de Excel.

Después de colaborar con el equipo en TEKLYNX, The Real Good Life decidió elegir LABELVIEW, un software robusto de creación e integración de etiquetas de código de barras que respondía a todas sus necesidades para una solución interna de impresión de etiquetas.  "Ahora que tenemos LABELVIEW, nos cuesta segundos imprimir etiquetas", declaró Maggie Joos, propietaria y fundadora de The Real Good Life. "Si tenemos un producto nuevo que hay que introducir en la base de datos, simplemente abrimos una hoja de cálculo de Excel, añadimos los datos y ya está listo." Con su software de impresión de etiquetas de reciente implementación, The Real Good Life eliminó con éxito su antiguo proceso de etiquetado que consistía en introducir información de manera manual en cada etiqueta de producto, mientras simultáneamente ganaba en eficiencia con una solución de diseño de etiquetas de códigos de barras con muy poca o ninguna implicación de TI.  Ahora, The Real Good Life puede centrarse en su objetivo de abrir más locales y crecer en Norteamérica.

¿Le interesa saber más? Haga clic aquí para leer el caso práctico completo.

¿Está buscando eliminar los pasos manuales en su entorno de etiquetado? Haga clic aquí para descargar una prueba gratuita de 30 días del software de etiquetado de código de barras LABELVIEW.